IFMG participa de projeto piloto para implantação do Sistema Eletrônico de Informações

 Concluído em 31 de agosto, um treinamento ministrado a 30 servidores da Reitoria consolida importante passo do IFMG na busca da eficiência administrativa: a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na nuvem de serviços da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP). Fruto de um acordo de cooperação técnica celebrado junto ao Ministério do Planejamento, a iniciativa é um projeto piloto no que tange aos institutos federais.

 Durante dois dias de curso, o grupo conheceu a prática da modelagem de processos e a ferramenta Bizagi. É por meio desse programa, um software livre, que serão “modelados” os diferentes processos correntes no Instituto antes de serem introduzidos no Sistema Eletrônico. “Mais importante que o próprio SEI, é definirmos, com clareza, como são os nossos processos”, explica o Diretor de Planejamento, Rainer de Paula.

Nesta fase de implantação, a prioridade de validação e início do uso do SEI serão os processos mais frequentes e não atendidos por outro sistema, ou processos que utilizem mais malotes. O objetivo é evitar o envio dessas correspondências, economizando tempo, reduzindo custos e o volume de papéis tramitados. Para Wilson Costa, instrutor do curso, o IFMG está dando um passo adequado para automatizar processos.  “Queremos que o SEI seja implementado de forma responsável, por isso o treinamento em modelagem. Assim, evitaremos os vícios que podem marcar processos eletrônicos mal mapeados”, afirma.

Os campi do IFMG serão capacitados a utilizar o SEI. O sistema é simples e intuitivo, permitindo o usuário visualizar todos documentos de um processo em uma única tela.

Único Instituto junto ao Projeto, a implantação do SEI em Nuvem no IFMG deu-se  em parceria com a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa, que já oferece outros serviços no Instituto, como o atual sistema de telefonia e web conferência.

 Rainer de Paula explica que, além da economia com papel e custos de postagem,  o novo sistema permite maior agilidade no despacho de processos e documentos. Como exemplo, ele cita o recurso da assinatura eletrônica de documentos, que pode ser feita simultaneamente pelos responsáveis. Outro excelente recurso é a possibilidade de atores externos, como fornecedores, por exemplo, participarem do processo, incluindo documentos e assinando-os, quando necessário.

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Saiba mais sobre o Sistema Eletrônico de Informações,  sobre a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa e sobre a plataforma Bizagi