IFMG é pioneiro ao integrar o SEI com serviços do Governo Federal

O IFMG passou a ser o primeiro Instituto Federal a concluir o processo de integração de seu Sistema Eletrônico de Informações (SEI) com os serviços do Governo Federal e de outros órgãos públicos, como o Governo do Estado e o Ministério Público de Minas Gerais. Com isso, a instituição cumpre determinações do Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, e passa a fazer parte de um grupo de órgãos públicos já integrados ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), que, até o momento, inclui somente 45 instituições.

“Essa integração otimiza muito a tramitação de diversos processos e é um ganho imenso para a instituição. Tivemos um avanço incomparável com a redução de papel, em 2017, ao implantar o SEI, e agora concluímos essa ação ao tornar o sistema integrado com outros órgãos públicos, facilitando o envio e recebimento dos documentos”, avalia a chefe de Gabinete da Reitoria, Ângela Rangel.

Na relação dos órgãos já integrados ao PEN, há somente duas universidades registradas. Já entre os Institutos Federais, apenas o IFRN se integrou, mas fez por outro sistema. O IFMG, ao optar pelo SEI, se tornou pioneiro na decisão de adotar o mesmo software utilizado pelos ministérios do Governo Federal.

A integração do SEI com o sistema de barramento de serviços foi viabilizada por meio do trabalho do Setor de Gestão Documental e da Diretoria de Tecnologia da Informação da Reitoria. Os servidores trabalharam ao longo de dois meses no projeto. Se antes era necessário, para o envio de um processo a outros órgãos, exportar os documentos eletrônicos como arquivo no formato PDF, agora já é possível utilizar o SEI para tramitá-los sem utilização de e-mails ou correios. “Ao enviar o processo dentro do sistema, a documentação fica padronizada e não se perde o histórico. Além disso, não é mais necessário dividir os arquivos, caso o processo tenha um tamanho muito grande para ser anexado em e-mail”, comenta Ângela Rangel.

O PEN é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura de processo administrativo eletrônico. Visa à obtenção de melhorias no desempenho dos processos administrativos, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o Ministério, a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários e o Governo do Distrito Federal.

Já o SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Bem estruturado e com boa navegabilidade, rompe com a tradicional tramitação linear, limitada ao papel, para um processo eletrônico mais ágil e eficaz. Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos digitais, com interface de fácil entendimento e práticas inovadoras de trabalho. Com o SEI, é possível compartilhar os materiais em tempo real. Entre as principais características e facilidades estão a portabilidade, o acesso remoto, controle de níveis de acesso, bem como tramitação em múltiplas unidades e monitoramento de funcionalidades específicas, tais como controle de prazos, tempo do processo entre outros. Além disso, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente conferindo o acesso somente às áreas envolvidas ou a usuários específicos.

A integração do IFMG com o PEN está em vigor desde 8 de julho de 2019.