Pró-reitorias adotam central de serviços virtual para atender servidores

Em tempos de pandemia, com a maior parte das atividades sendo realizadas a distância, o IFMG adotou uma importante ferramenta para otimizar a solicitação de serviços. Desde março, está disponível para os servidores a Central de Serviços do Sistema Unificado de Administração Pública, o SUAP. A plataforma online corresponde a mais um módulo que é colocado em uso pela instituição. Desde 2018, o IFMG vem implantando gradualmente o sistema e alguns serviços já estavam disponíveis na ferramenta.

Com a utilização da Central de Serviços, os usuários podem abrir chamados para atendimento em diversas áreas, como extensão, gestão de pessoas, pesquisa, administração, ensino e tecnologia da informação. As demandas são registradas como serviços, incidentes ou dúvidas. De acordo com o pró-reitor de Administração, Leandro Conceição, o atendimento realizado via Central de Serviços permitirá a construção de uma base de conhecimentos com soluções relacionadas aos temas registrados, promovendo o conhecimento organizacional e registrando os tempos de atendimento e sua qualidade.

O módulo possui subcategorias exibidas em abas e grupos de serviços, facilitando visualmente a abertura de demandas. A Central de Serviços não está restrita à Reitoria e pode ser utilizada também nos campi, bastando a realização de parametrização de serviços e grupos de atendimento. Caso seja necessário fazer os ajustes na área administrativa, é necessário abrir um chamado através da guia "GERAL - Parametrização de atendimento".

Com a nova ferramenta, a rotina de encaminhamento de demandas está sendo alterada. No caso da Pró-reitoria de Administração e Planejamento, assuntos que anteriormente eram tratados via e-mail, hangouts ou whatsapp estão sendo direcionados para a Central de Serviços. De acordo com o diretor de Planejamento, Rainer de Paula, “no âmbito da Proap, a maior demanda, atualmente, está relacionada à manutenção predial e elétrica”. Ele afirma que a ferramenta tem permitido a produção de material de instrução, uma vez que, para cada demanda aberta, é necessário vinculá-la a um artigo que trate do tema. “Este é o maior ganho no uso da Central de Serviços, pois é criada uma base de conhecimento sobre assuntos anteriormente tratados, favorecendo o aprendizado e o aprimoramento do conhecimento institucional”, declara.

Demandas das pró-reitorias de Administração, Extensão, Pesquisa, Gestão de Pessoas e Ensino já estão sendo atendidas exclusivamente pelo SUAP. Para abrir um chamado, o servidor deve acessar o endereço suap.ifmg.edu.br, utilizar seu login e senha (os mesmos usados nos demais sistemas do IFMG) e acessar a seção específica.O manual de uso da Central de Serviços pode ser lido neste link.