Metodologia
Fases do Projeto
O projeto de elaboração do PDI 2024-2028 foi construído com base nas fases da metodologia do Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ou Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos publicado pelo Project Management Institute (PMI,2021), a saber:
Iniciação: envolve as etapas de identificação da necessidade do projeto, definição do escopo inicial, formação da equipe do projeto, desenvolvimento da metodologia e aprovação do Termo de Abertura do Projeto (TAP).
Planejamento: fase em que são realizadas atividades como a coleta de dados e informações, definição do repositório do projeto, análise das partes interessadas e definições das comissões de trabalho, alocação de orçamento e recursos necessários e definição do cronograma de atividades.
Execução: abrange a revisão e desenvolvimento do Plano Pedagógico Institucional (PPI) previsto no Decreto n. 9235/2017; e as etapas de elaboração do planejamento estratégico institucional com uso da metodologia BSC: a) diagnóstico estratégico: consultas e diagnósticos com análise do PDI anterior, levantamento de dados externos e levantamento de dados internos, predefinição de identidade estratégica, consultas à comunidade, consultas aos campi e Polo de Inovação, Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas e demais unidades executivas da Reitoria; b) elaboração dos elementos do planejamento estratégico: construção da Cadeia de Valor, definição de Missão, Visão, Valores, definição dos Objetivos Estratégicos e Indicadores, construção do Mapa Estratégico, estabelecimento das metas e projetos estratégicos e consolidação do planejamento das unidades: campi e Polo de Inovação.
Monitoramento e Controle: visa acompanhar o cronograma, monitorar os custos, avaliar a qualidade das entregas, gerar relatórios de status e implementar ações corretivas e preventivas do projeto. Nesta fase, também será definida a metodologia de monitoramento da execução do PDI 2024-2028.
Encerramento: compreende o fechamento e a aprovação pelo Conselho Superior (CONSUP), o cadastro do PDI no Farol de Desempenho do SUAP e as ações subsequentes de divulgação do PDI.
A imagem abaixo trata da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que detalha as fases descritas acima.
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EAP - Estrutura Analítica do Projeto de Elaboração do PDI 2024-2028
Fonte: DDI (2024)
Comissões
Comissão Gestora do PDI
Responsável pela priorização de ideias e informações provenientes dos diagnósticos e consultas à comunidade e pelas validações dos elementos do planejamento estratégico: I) a validação da metodologia para a elaboração, execução e acompanhamento do PDI; II) deliberação sobre Missão, Visão, Valores, Cadeia de Valor, Mapa Estratégico, Objetivos Estratégicos, Indicadores, Metas e Portfólio de Projetos Estratégicos.
Comissão Executora do Projeto de Elaboração do PDI
Responsável pela gestão do projeto de elaboração do PDI 2024-2028, incluindo: I) o acompanhamento do cronograma e a execução das atividades do projeto de elaboração do PDI; II) a organização e facilitação da execução das atividades junto às demais Comissões, à gestão e instâncias colegiadas; III) a documentação e disseminação dos resultados gerados nas etapas de elaboração do PDI; IV) divulgação e transparência pública do processo de elaboração do PDI.
Comissão de Revisão e Desenvolvimento do PPI
Responsável pela revisão e desenvolvimento do Projeto Pedagógico Institucional (PPI), parte integrante do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), 2024 - 2028.
Comissões Temáticas
Responsáveis pela interação com as unidades de gestão e colegiadas na Reitoria, nos campi e no Polo de Inovação para a realização de: I) levantamentos e diagnósticos; II) elaboração de objetivos estratégicos e indicadores; III) estabelecimento de metas com definições de prazos e período de execução; IV) especificação dos projetos estratégicos e interações entre as áreas na execução.
São elas:
- Comissão Temática - Ensino e Assuntos Estudantis - Portaria 1.507/2023
- Comissão Temática - Inovação, Pesquisa e Pós-graduação - Portaria 1.508/2023
- Comissão Temática - Extensão, Esporte e Cultura - Portaria 1.509/2023
- Comissão Temática - Infraestrutura, Administração e Planejamento - Portaria 1.510/2023
- Comissão Temática - Gestão com Pessoas - Portaria 1.511/2023
- Comissão Temática - Desenvolvimento Institucional - Portaria 1.512/2023
- Comissão Temática - Comunicação - Portaria 1.513/2023
- Comissão Temática - Tecnologia da Informação - Portaria 1.514/2023
- Comissão Temática - Relações Internacionais - Portaria 1.515/2023
- Comissão Temática - Educação a Distância - Portaria 1.516/2023
Consultas Públicas
Para a construção do PDI 2024-2028, a etapa Consultas e Diagnósticos é de extrema importância para mapear nossa instituição em seus ambientes interno e externo. Mais importante ainda é a participação de nossa comunidade nos trabalhos de realização deste mapeamento.
Para isso foi criada uma consulta pública gamificada com premiações aos campi mais participativos. Maiores informações sobre a consulta pública aqui.
Metodologia do Planejamento Estratégico
O projeto PDI 2024-2028 utilizará Balanced Scorecard (BSC) para realização das etapas de planejamento estratégico. O BSC é uma metodologia que traduz a missão e a visão das organizações em um conjunto abrangente de medidas de desempenho, agrupadas em quatro ou mais diferentes perspectivas, que servem de base para um sistema de medição e gestão estratégica (Adaptado de HERRERO FILHO, 2005, p. 25).
O BSC é uma metodologia largamente adaptada para aplicação em organizações públicas por estar integrado ao fluxo de valor de uma organização e fornecer um referencial para a descrição da estratégica mediante a conexão de ativos tangíveis e intangíveis em atividades criadoras de valor ( KAPLAN & NORTON, 1997), organizadas no elemento “Cadeia de Valor”, parte integrante dos elementos construídos no processo de planejamento estratégico institucional.
Com essa integração entre os elementos constitutivos, a execução do projeto de elaboração do PDI 2024-2028 está alicerçada em um modelo participativo de construção da estratégia, que alia o desenvolvimento de gestores, servidores e discentes ao pensamento estratégico institucional. O modelo faz-se necessário considerando a necessidade de desenvolvimento das recém-constituídas lideranças em todas as unidades - Reitoria, campi e Polo de Inovação - e do desafio de consolidar a cultura organizacional e a identidade institucional do IFMG, impulsionando o instituto para um futuro planejado e efetivo na entrega de valor público à sociedade.
A imagem abaixo é um resumo da metodologia que será utilizada.
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Visão geral da metodologia de planejamento estratégico do PDI 2024-2028
Fonte: DDI, 2024 adaptado de ENAP, 2014
Para a parte de Diagnóstico Estratégico, onde serão realizados levantamentos externos e internos junto a comunidade do IFMG, será utilizada a Análise SWOT.
O levantamento de dados externos será organizado através da identificação de oportunidades e ameaças ao futuro do IFMG, registrados nos quadrantes dos fatores externos da Matriz SWOT - Oportunidades e Ameaças - Opportunities and Threats. Toda análise de dados externos, eventos e oficinas com foco em cenários externos serão registrados na Matriz SWOT pelas categorias dos fatores macroambientais que são aqueles que a organização não tem como controlar diretamente, sendo eles os relativos ao acrônimo (PESTAL):
- Políticos - são fatores relacionados à estabilidade política para que as organizações consigam atingir o nível desejado de resultados. As organizações e grupos influentes competem por atenção e voz no Executivo, Legislativo e Judiciário na elaboração e tramitação de leis e atos normativos que regulamentem a interação entre as instituições públicas, privadas e o terceiro setor. Exemplos de fatores políticos: política de educação, política de comércio exterior, política tributária, legislação trabalhista, legislação ambiental, dentre outros.
- Econômicos - são fatores relacionados à direção da economia do país que podem influenciar positivamente ou negativamente as operações de uma organização. Exemplo de fatores econômicos: crescimento econômico, taxa de inflação, taxa de desemprego, política cambial, taxa de juros, políticas trabalhistas, dentre outros.
- Sociais - são fatores relacionados com as atitudes e os valores culturais que, por serem fundamentais, direcionam mudanças no macroambiente. São exemplos de fatores sociais: nível de escolaridade da população, tendências culturais, geográficas, distribuição de renda, condições de trabalho, assistência estudantil, inclusão e diversidade, dentre outros.
- Tecnológicos - são fatores relacionados ao ritmo acelerado das mudanças tecnológicas e o risco contínuo de disrrupção. São exemplos de fatores tecnológicos: evolução da internet, nível de atividade de inovação, ciclo de vida das tecnologias, automação, pesquisa e desenvolvimento (P&D), inteligência artificial, dentre outros.
- Ambiental - são fatores relacionados à influência de questões relacionadas à sustentabilidade econômica, social e ambiental na organização. São exemplos de fatores ambientais: regulamentação ambiental e ecológica no país, uso de energia renovável, economia circular e destinação correta do lixo, capacitação e desenvolvimento em sustentabilidade, dentre outros.
- Legal - são fatores relacionados à legislação que impactam a organização. São exemplos de fatores legais: a Lei de criação dos Institutos Federais, a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), a Lei do Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES), a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LOA), a Lei do Orçamento Anual (LOA), a Lei que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais, dentre outros.
O levantamento de dados internos será organizado através da identificação de pontos fortes e pontos fracos em relação aos recursos e competências existentes ou que demandam desenvolvimento para que o IFMG entregue valor público à sociedade. Os dados internos serão registrados nos quadrantes dos fatores internos da Matriz SWOT - Pontos Fortes e Pontos Fracos - Strengths and Weaknesses. Toda análise de dados internos, oficinas e consultas de diagnóstico com foco em dados internos devem ser registrados na Matriz SWOT pelas áreas temáticas a fim de facilitar a análise de cenário e a formulação de estratégias que desenvolvam os pontos fracos institucionais e valorizem os pontos fortes para o desenvolvimento e a evolução do IFMG.
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Matriz SWOT
Fonte: DDI, 2024 adaptado de ENAP, 2014
Para a análise de cenários, será utilizado a Matriz TOWS, ou SWOT Cruzada, que analisa a influência das forças e das fraquezas sobre as oportunidades e as ameaças e vice-versa, permitindo assim a adoação dos diferentes tipos de estratégias, sendo:
- Estratégia Ofensiva: Pontos Fortes x Oportunidades - é empregada no cenário mais otimista. Define como os pontos fortes (favoráveis) podem ser usados para aproveitar as oportunidades. Há a busca pela potencialização do melhor da instituição, aprimorando suas forças para que possam transformar as oportunidades em efetividade na entrega de valor público à sociedade.
- Estratégia de Confronto: Pontos Fortes x Ameaças - possibilita avaliar como um ponto forte poderá contribuir para reduzir a probabilidade de uma ameaça identificada acontecer. Trata-se de uma estratégia que usa as forças da instituição para combater ameaças. Os fatores externos que comprometem o desempenho institucional devem ser enfrentados, minimizando todos os riscos representados.
- Estratégia de Reforço: Pontos Fracos x Oportunidades - possibilita identificar as oportunidades para a superação dos pontos fracos da instituição e/ou pensar como o ponto fraco pode impedir ou diminuir a chance da oportunidade acontecer. O principal objetivo dessa estratégia é reduzir as fraquezas para aproveitar as oportunidades.
- Estratégia de Defesa: Pontos Fracos x Ameaças - cenário mais crítico e pessimista, sendo necessário desenvolver ações de defesa a partir dos pontos fracos encontrados, a fim de se reduzirem possíveis impactos das ameaças na instituição.
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Matriz TOWS
Fonte: DDI, 2024